QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
Es la planeación, organización,
dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proy ectos ocurre cuando se da un énfasis
y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el
propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de
administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos
particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo,
materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
Es administrar los procesos internos de los proyectos
donde realmente se ejecuta el trabajo
Es la aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas a actividades y expectativas de nuestros clientes
El administrador de proyectos puede ser definido
como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos
hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un
conjunto de circunstancias único en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensión
del administrador general de una organización.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE
PROYECTOS
La
administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada
en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la
industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir
nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de
productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una
organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean
inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya
que ofrece nuevas alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos
críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo
beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
La administración
procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su
utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se
engloban en planeación, organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide
anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las
tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la
organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán,
revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar
durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades
en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria
para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica,
define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se
proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección,
la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas
establecidas.
Aquí se comunican y explican los
objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los
subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el
rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el control,
que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas
fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige
lo que sea necesario.